Je moet dan wel een werkend mail adres invullen.

Want anders krijg je dit en moet je alsnog een werkend mail adres invullen.

Vervolgens krijg je mails met tijdelijke wachtwoorden die je door kan sturen naar de gebruikers.



Die kunnen dan op de knop aan de slag klikken om dan een persoonlijk wachtwoord in te voeren.
Vervolgens doorloop je nog een aantal stappen en kan je kiezen om een mail naar de gebruikers te laten sturen voor een introductie en het aanmelden van Teams.
Het is dan ook aan te bevelen met het aanmaken van de gebruikers hun eigen mailadres in te vullen.

Wat met Onedrive voor thuisgebruikers niet lukte, kan nu wel.
De bedoeling is dat de administrator de baas is en de medewerkers co-gebruiker worden.
Met de gewone Onedrive blijft de gebruiker de eigenaar.
Die kan wel bestanden delen met anderen, die bestanden kunnen inzien en wijzigen, maar niet toevoegen/uploaden.
Nu worden de gebruikers samengevoegd als groep.
En al hebben gebruikers wachtwoorden die de administrator niet kent, zijn die Onedrives toch door de administrator te benaderen.

Ook is er een mogelijkheid om Onedrive te laten synchroniseren met een map op de computer.
Er is veel om te doen dat Online bestanden lastig te vinden zijn, dat je via een browser veel moet klikken om er te komen en dat je moeilijk kan slepen tussen mappen.
De synchronisatieknop (bovenaan in de menubalk) lost dit probleem op.

Je hoeft slechts 1 keer op deze knop te klikken en vanaf dan worden alle mappen en bestanden in je
OneDrive ook op je lokale pc of laptop te gesynchroniseerd.
Dat zal met een VM bureaublad via een thin client waarschijnlijk niet werken bij gebrek aan een harddisk.
Maar dat zoeken we nog wel uit.
Vanaf dan hoef je eigenlijk niet meer Online te werken maar sla je op en bewerk je gewoon in de lokale OneDrive die je vindt in je Windows Verkenner.
Let op: verwar deze Office 365 OneDrive niet met de prive OneDrive die gekoppeld is aan een Microsoft account.
Nu nog een manier zien te vinden dat je die Onedrive niet synchroniseert met een map op de computer maar met een shared folder op de server.

Uiteindelijk kom je dan tot de volgende opstelling.
Azure, dat meerdere virtuele bureaubladen voor de clients kan uitrollen via een beveiligde verbinding. (VPN)
De bestanden worden opgeslagen in Onedrive.
En die Onedrive staat in de bedrijfsgroep die door de administrator beheert wordt.



Nu uitzoeken of dat wil gaan werken met het synchroniseren van shared folders  op de server.

Dit is de vaste opstelling op kantoor
Een client heeft een shared folder op de computer en die synchroniseert met een shared folder op de server.



Nu uitzoeken of het onderstaande mogelijk gemaakt kan worden met schared folders op de server.

Voor thuisgebruikers
Werken met Onedrive in Office 365
Bron: Roel Peeters

Office 365 gratis

Free Office 365

Je kunt gewoon je bestanden online opslaan en dan kun je er altijd en overal bij.
Iedereen weet het en heeft het er over.
De praktijk laat een ander beeld zien.
Nog veel mensen worstelen met dat online opslaan en delen van bestanden.
Daarom nog maar eens helder en duidelijk wat instructie over het werken in OneDrive

Wat is een cloudopslag?

OneDrive is een Online plek waar je allerlei bestandsformaten kunt opslaan.
Het is van Microsoft.
Het werkt net zoals Google Drive, ICloud en Dropbox.
Met een Microsoft account heb je een gratis Onedrive.
De fysieke locatie van deze data is Amerika.
Met een betaalde Office 365 licentie heb je ook een OneDrive maar die data staat in Nederland. Onedrive beslaat maar een klein plekje in deze omgeving.
Het is het enige plekje dat van jouw persoonlijk is.


Persoonlijke bestanden die je ook kunt delen
Het verschil met een persoonlijke netwerkschijf is dat je mappen en bestanden met anderen kunt delen. En dat kan ook met mensen buiten je eigen organisatie.
Daarom wordt de persoonlijke OneDrive vaak gebruikt om allerlei samenwerkingsgroepen op te richten en samenwerkingsvormen met externen te faciliteren.
En daarmee wordt OneDrive ook meteen -misbruikt-.
Het probleem is namelijk dat je zelf de eigenaar bent van die gedeelde bestanden.
Als jij een andere functie oppakt in de organisatie of uit dienst gaat, dan zijn ook deze bestanden niet meer interessant of verdwijnen ze met het sluiten van je account.
En dan hebben al die andere personen waarmee je hebt gedeeld ook meteen geen toegang meer tot deze data.
Onedrive is daarom alleen bedoeld voor persoonlijke data en ad-hoc samenwerking; corporate documenten horen op SharePoint.
Met Azure zou dat anders moeten werken.

Waar staat mijn Onedrive?
Je persoonlijk plekje is makkelijk te vinden via de AppLauncher (de wafel).
Deze knop staat continu in de linkerbovenhoek van je browser als je ingelogd bent in Office 365.

De weg vinden in Onedrive
 

1.
Via de knop Bestanden kom je in de lijst met al je mappen en bestanden

2.
Via het zoekvak kun je documenten zoeken op basis van een woord (of woorden).
Het is dan ook verstandig om pro-actief te zijn in het opstellen van bestandsnamen.
Bedenk op voorhand waar je later eventueel op zou gaan zoeken.

3.
Via de knop Nieuw kun je meteen een Office-document maken.
Dat maak je in de Online versie.
Als die te weinig knoppen bevat voor jou gevorderd niveau, dan kun je het document alsnog in de Office client openen.
Downloaden hoeft niet.

4.
Bestanden die je al ergens hebt staan kun je via deze knop uploaden.
Maar wie handig is in slepen tussen vensters kan de bestanden beter meteen in het venster van OneDrive slepen.

5.
Je ziet altijd de datum van laatste wijziging.
Die kolom (en ook de andere) kun je via een pull-down knopje sorteren.

6.
Hier staat een lijstje met SharePointSites waar je lid van bent.
Dit is een vreemde plek om snelkoppelingen neer te zetten want deze plekken hebben helemaal niets met OneDrive te maken.
Best verwarrend.

Een bestand delen



Er zijn meerdere werkwijzen om een bestand te delen:

Via een rechtermuisklik op het bestand en kiezen voor delen

Via de deelknop naast de bestandsnaam
 Via de 3 puntjes en kiezen voor delen

Na selectie van het bestand staat er een knop delen in de menubalk

Met wie heb ik een bestand gedeeld?

Je kunt voor een afzonderlijk gedeeld bestand (of map) checken met wie je het allemaal hebt gedeeld. Je kunt op ieder moment het delen beperken tot alleen lezen of het delen helemaal stopzetten.

Beheer van alle gedeelde bestanden

Via de knop gedeeld, links in de navigatie van OneDrive, krijg je twee overzichtsbladen.
De ene geeft aan welke bestanden je zelf allemaal hebt gedeeld.
Deze staan ook de lijst waar al je bestanden staan.
De andere geeft aan welke bestanden met jou zijn gedeeld.
Deze documenten staan niet in de bestandenlijst in OneDrive.
Dit is de enige plek waar je die met-jou-gedeelde bestanden kunt zien.
Als de documenteigenaar stopt met delen, verdwijnen deze bestanden even later ook uit dit overzicht.
Dat moet je goed beseffen.
Indien je dit bestand voor jezelf wilt houden dien je het te downloaden en op te slaan in je eigen OneDrive.

Synchroniseren van je bestanden

Er is veel om te doen dat Online bestanden lastig te vinden zijn, dat je via een browser veel moet klikken om er te komen en dat je moeilijk kan slepen tussen mappen.
Dat klopt allemaal wel.
De synchronisatieknop (bovenaan in de menubalk) lost dit probleem op.
Je hoeft slechts 1 keer op deze knop te klikken en vanaf dan worden alle mappen en bestanden in je OneDrive ook op je lokale pc of laptop gesynchroniseerd.
Vanaf dan hoef je eigenlijk niet meer Online te werken maar sla je op en bewerk je gewoon in de lokale OneDrive die je vindt in je Windows Verkenner.
Let op: verwar deze Office 365 OneDrive niet met de prive OneDrive die gekoppeld is aan een Microsoft account.

Het slechte nieuws in dit verband is dat synchroniseren niet werkt in een Citrix omgeving.
De oplossing hier is om naast je Citrix omgeving ook lokaal te werken als dat wordt toegestaan.
Er zijn wel technische mogelijkheden om alsnog in dit soort omgevingen te synchroniseren.
Maar dat is een hoger segment in IT en vraagt nogal wat technische kennis.